ตอนปี 2550 ได้เริ่มทำงานเรื่อง KM: Knowledge Management หรือ การจัดการความรู้ ควบคู่กับ ICT: Information and Communication Techology หรือ เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำงานในตอนนั้น


“People search for knowledge when they want to use it: คนจะแสวงหาความรู้ ก็ต่อเมื่อ ต้องการใช้ความรู้นั้น ๆ”

ผ่านมา 13 ปี ทุกอย่างยังเป็นเหมือนเดิม ดังนั้น สิ่งที่จำเป็นต้องทำ คือ การที่ทำให้ความรู้เหล่านั้นยังคงอยู่ในที่ใดที่หนึ่ง และพร้อมรอให้สามารถสืบค้น เข้าถึงได้ตลอดเวลาที่ผู้ใช้ต้องการ ความรู้นั้นไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงแค่ความรู้ที่ถูกต้อง ความรู้ที่ผิดก็ควรคงอยู่ แต่ต้องมีผลลัพธ์ของการนำความรู้นั้นไปใช้ด้วย เพื่อที่จะได้เรียนรู้จากความผิดพลาดเหล่านั้น บางครั้ง ณ ช่วงเวลา สถานการณ์ สิ่งแวดล้อมแบบนั้น อาจจะไม่ประสบความสำเร็จ แต่ในอีก ช่วงเวลา สถานการณ์ และสิ่งแวดล้อมอีกแบบ สิ่งนั้นก็อาจช่วยให้เกิดผลดีได้บ้าง

ทั้งนี้ สิ่งที่เราเรียกว่า ความรู้ หรือ Knowledge สามารถจำแนกได้หลายระดับ

  • Data: ข้อมูลดิบ พรรณารายละเอียดของสิ่งที่ปรากฎให้เห็น
  • Explicit Knowledge: ความรู้ที่ปรากฎชัดแจ้ง สามารถเห็นและจับต้องได้ ผ่านการวิเคราะห์ ประมวล สกัด และสรุปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งแยกได้เป็น
  1. Information : สารสนเทศ ผ่านการประมวลผลหรือจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบที่มีความหมาย
  2. Knowledge : ความรู้ ผ่านการพิสูจน์ยืนยันและได้รับการยอมรับว่าสิ่งนั้นได้ผลเป็นจริงและถูกต้องตามข้อสรุปของการนำไปใช้
  • Tacit Knowledge: ความรู้ที่ซ่อนเร้นอยู่ภายในตัวบุคคล เป็นความรู้ที่เกิดจากการเรียนรู้จากการกระทำ ฝึกฝน ประสบการณ์ ความเชื่อ ค่านิยม และยากที่จะถ่ายทอดออกมาทั้งหมดได้ ซึ่งแยกได้เป็น
  1. Know-How : ความชำนาญ เกิดจากการนำความรู้ไปใช้
  2. Experience : ประสบการณ์ เกิดจากการฝึกฝนปฏิบัติเป็นประจำ
  3. Expertise : ความเชี่ยวชาญ เกิดจากการนำไปปฏิบัติและได้ผลที่มีประสิทธิภาพตรงตามความต้องการ
  4. Wisdom : ภูมิปัญญา ได้จากการรวบรวมความสัมพันธ์ต่าง ๆ เพื่อไขปรากฎการณ์และความรู้ต่าง ๆ

ดังนั้น หากเราสามารถ จัดการความรู้ เหล่านี้ เก็บไว้ในที่ใดที่หนึ่งซึ่งสะดวกต่อการเข้าถึงได้ น่าจะก่อเกิดประโยชน์ที่สุด แต่การได้มาซึ่งความรู้เหล่านี้ จำเป็นต้องมีกระบวนการในการจัดการที่เหมาะสม เนื่องจากความรู้ในแต่ละรูปแบบย่อมต้องใช้เทคนิคหรือเครื่องมือในการจัดการที่แตกต่างกัน

โดย ดร.ปฐมสุดา อินทุประภา กองพัฒนาและจัดการความรู้องค์กร (กจค.)

  • Speed 

Speed คือ ความเร็ว ในส่วนของงานการจัดการความรู้นั้น จำเป็นต้องอาศัยความรวดเร็ว ทั้งนี้ความรวดเร็วในการจัดการความรู้นั้น ต้องเป็นความรวดเร็วในแง่ของการรวบองค์ความรู้ที่ทันสมัย และมีความจำเป็นต่อการพัฒนาด้านต่างๆ ขององค์กร  บุคลากรที่ทำหน้าที่ในการจัดการความรู้จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ มีหูตากว้างไกล ว่องไวต่อการรับรู้ข่าวสารที่อาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กร และมีความฉับไวในการรวบรวมองค์ความรู้ และจัดการองค์ความรู้ที่ทันสมัยเหล่านั้น ให้อยู่ในรูปแบบที่คนในองค์กรเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว 

 ดังนั้น การพัฒนาในส่วนของ Speed ของการจัดการความรู้ อาจจำเป็นต้องพัฒนาบุคลากรที่ทำหน้าที่ในการจัดการความรู้ให้มีความคล่องตัวในการรวบรวมองค์ความรู้เพื่อเผยแพร่ พัฒนาให้รู้จักใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการจัดเก็บเผยแพร่องค์ความรู้ได้อย่างฉับไว ทันต่อสถานการณ์ ทั้งนี้อาจรวมไปถึงการพัฒนาทักษะในการวิเคราะห์และสังเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ด้วยเช่นกัน 

ภาพประกอบจาก Webstockreview
  • Satisfaction 

Satisfaction คือ การสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า งานการจัดการความรู้นั้น ลูกค้าของเรา คือ บุคลากรในองค์กร ดังนั้นการสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า ก็คือ การสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้รับองค์ความรู้ที่เป็นบุคลากรในองค์กรนั่นเอง ซึ่งการจะสร้างความพึงพอใจได้นั้น ก่อนอื่นเราต้องรู้ว่า บุคลากรต้องการองค์ความรู้ในด้านใดเสียก่อน  นอกจากนั้น ต้องคาดการณ์ได้ว่า องค์ความรู้ด้านใดที่จำเป็นต่อองค์กรในอนาคต เราจำเป็นต้องเข้าใจ trend ต่างๆ ในด้านการวิจัย แล้วทำการรวบรวมองค์ความรู้จากแหล่งความรู้ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรให้พร้อม และนำเข้าสู่คลังความรู้ในองค์กร เพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากรในองค์กร

นอกจากนี้ เราจำเป็นต้องเข้าใจในเรื่องของการบริหารจัดการความคาดหวังของผู้รับบริการด้วยเช่นกัน ซึ่งการเรียนรู้ในเรื่องนี้จะทำให้เรามีข้อมูลเพื่อเตรียมให้บริการ หรือพัฒนานวัตกรรมการให้บริการ ให้ตรงกับความคาดหวัง ซึ่งจะส่งผลให้ผู้รับบริการเกิดความพึงพอใจ โดยหากเราสามารถตอบสนองได้เกินความคาดหวังก็จะทำให้ผู้รับบริการเกิดความประทับใจแบบ beyond expectation

ภาพประกอบจาก freesvg.org
  • Sharing 

Sharing คือ การแบ่งปัน resource service และ idea ในส่วนของงานจัดการความรู้ แน่นอนว่า เราต้องแบ่งปันทั้ง 3 ข้อนี้อยู่แล้ว การแบ่งปัน resource ของเราคือการแบ่งปันและรวบรวมแหล่งองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กร โดยจัดทำเป็นคลังความรู้ สำหรับ service นั้น คือ การทำให้คลังความรู้เป็นฐานข้อมูลที่สามารถสืบค้นได้ง่าย idea ในส่วนของงานจัดการความรู้ คือ การจัดกิจกรรมให้คนในองค์กร สามารถมาแชร์ความคิด องค์ความรู้กันได้ โดยการใช้เครื่องมือในการจัดการความรู้เช่น Storytelling CoP และ Dialogue เป็นต้น

ภาพประกอบจาก Clipartkey

กล่าวโดยสรุป คือ งานด้านการจัดการความรู้ หากจะทำให้ตรงกับค่านิยม 3S ขององค์กร เราจำเป็นที่จะต้องพัฒนาบุคลากรด้านการจัดการความรู้ให้มีศักยภาพเพิ่มขึ้น รวมไปถึงต้องสร้างบรรยากาศในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยอาศัยช่องทางต่างๆ ในองค์กรให้เกิดประโยชน์