ข้อคิดจาก Storytelling ในโครงการถ่ายทอดองค์ความรู้ผู้เกษียณ 62
โดย ดร.ปฐมสุดา อินทุประภา
กองพัฒนาและจัดการความรู้องค์กร (กจค.)
เมื่อวันพุธที่ 14 สิงหาคม 2562 ที่ผ่านมา กองพัฒนาและจัดการความรู้องค์กร (กจค.) ได้จัดกิจกรรมการถ่ายทอดองค์ความรู้อย่างเป็นรูปธรรมขึ้นในรูปแบบของ storytelling ซึ่งเป็นการถ่ายทอดองค์ความรู้ผ่านการเล่าเรื่องของดร. ธีรภัทร ศรีนรคุตร ผู้เชี่ยวชาญพิเศษ ของ วว. เป็นครั้งที่ 2 (ครั้งแรกจัดขึ้นในปี 2561) ในหัวข้อ เทคโนโลยีการผลิตเอทานอล กระบวนการ การนำไปใช้งาน และผลพลอยได้จากการผลิต ซึ่งภายในงาน ท่านผู้เชี่ยวชาญได้ เล่าถึงประสบการณ์ต่างๆ ที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีการผลิตเอทานอล เน้นไปที่วัตถุดิบ กระบวนการต้นน้ำ กลางน้ำ และปลายน้ำของการผลิต รวมไปถึงเรื่องของผลพลอยได้จากของเสียที่เกิดจากการผลิตเอทานอลอีกด้วย ซึ่งนับได้ว่าครบถ้วนกันเลยทีเดียว
การจัดงานในครั้งนี้ นอกจากองค์ความรู้ด้านเอทานอลที่เราได้รับจากท่านผู้เชี่ยวชาญแล้ว สิ่งที่เราได้รับเพิ่มเติมก็คือ ประสบการณ์ของการจัดทำ storytelling ของกจค. เอง ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่เราทำได้ดี หรือสิ่งที่เรายังต้องปรับปรุง ซึ่งนั่นก็จะได้มาจากการทำ AAR หรือ After Action Review นั่นเอง การทำ AAR หรือ ชื่อภาษาไทยเรียกว่า “การทบทวนหลังกิจกรรม” นั้น เป็นการทบทวนกิจกรรมหรืองานที่เราด้ทำไปแล้ว ซึ่งสำหรับงานนี้ก็คือ กิจกรรม storytelling จาก ท่านผู้เชี่ยวชาญพิเศษ ดร. ธีรภัทร ศรีนรคุตร นั่นเอง กระบวนการทำ AAR นั่น เป็นถือได้ว่าขั้นตอนหนึ่งในของกระบวนการทำงาน เป็นการทบทวนการทำงานของทีม ไม่ว่าจะเป็นในด้านความสำเร็จ ปัญหา หรืออุปสรรค ทั้งนี้ ไม่ใช่เพื่อหาคนรับผิด หรือรับชอบ แต่เป็นการทบทวนเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน เพื่อปรับปรุง แก้ ไข ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการจัดกิจกรรม หรือการดำเนินงานครั้งต่อไป และในขณะเดียวกันส่วนที่ดีอยู่แล้วก็คงไว้ และอาจบันทึกไว้เพื่อพัฒนาเป็น best practice ได้อีกด้วย
สำหรับการทำ AAR ในกิจกรรมครั้งนี้ สิ่งที่ดีอยู่แล้ว คือ
- การเชิญผู้เข้าร่วมฟังที่เป็นกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ ซึ่งก็คือ ผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านการผลิตเอทานอลนั่นเอง
- การจำกัดกลุ่มผู้ฟังไม่ให้ใหญ่เกินไป ทำให้ผู้ฟังกับผู้เล่า มีความรู้สึกเป็นกันเอง
- การจัดโต๊ะในรูปแบบโต๊ะกลม ไม่ใช่ห้องบรรยาย ทำให้ผู้ฟังและผู้เล่า มีความรู้สึกใกล้ชิดกัน ไม่เป็นทางการ
- การแจกอาหารว่างก่อนเริ่มเล่า ทำให้ผู้เล่าไม่ถูกขัดจังหวะ ในระหว่างการเล่า และผู้ฟังสามารถนั่งฟังได้อย่างผ่อนคลาย
- มีการบันทึกกิจกรรมในรูปแบบวิดีโอ ซึ่งทำให้สามารถนำองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นจากกิจกรรม ไปเผยแพร่ต่อในคลังความรู้ขององค์กรได้ต่อไป
ผลของสิ่งต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น ทำให้เกิดบรรยากาศในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขึ้น ผู้ฟังมีความรู้สึกผ่อนคลายพอที่จะถามถึงสิ่งที่ตนเองอยากรู้เพิ่มเติม มีการแชร์มุมมองเพิ่มเติม ในส่วนของผู้เล่านั้น ก็มีความรู้สึกผ่อนคลายมากเพียงพอที่จะเล่าเรื่องราวต่างๆ ได้อย่างลื่นไหล บรรยายของกิจกรรมเป็นไปในเชิงบวกเอื้อต่อการถ่ายทอดองค์ความรู้ที่เป็นลักษณะ tacit knowledge หรือองค์ความรู้ที่ฝังลึกในตัวบุคคล ให้ออกมา
อย่างไรก็ตาม ในส่วนของสิ่งที่เราต้องทำการปรับปรุงนั้น ทางกจค. ก็ได้เล็งเห็นว่า กิจกรรมนี้ยังสามารถประบปรุงให้ดีขึ้นได้ ในครั้งต่อไป ซึ่งก็มีเรื่องต่างๆ ดังนี้
- การประชาสัมพันธ์กิจกรรม มีความกระชั้นชิดเกินไป ควรมีการประชาสัมพันธ์อย่างน้อย 1 อาทิตย์ และควรมีความถี่ในการประชาสัมพันธ์ให้มากขึ้น เพื่อย้ำเตือนผู้สนใจเข้าร่วมฟัง
- ควรจัดให้มี คุณอำนวย หรือ Facilitator ทำหน้าที่ช่วยเหลือให้กิจกรรมราบรื่น สร้างบรรยากาศของความชื่นชม ความคิดเชิงบวก และเพิ่มการซักถามด้วยความชื่นชม (Appreciative Inquiry) ทั้งนี้เพื่อช่วยกระตุ้นให้มีการถ่ายทอดความรู้ที่ฝังลึกออกมามากขึ้น
- ควรมีการสรุปประเด็นจากสิ่งที่ได้รับการถ่ายทอดในช่วงท้ายของกิจกรรม เพื่อให้ผู้เล่าและผู้ฟังให้ทบทวนองค์ความรู้ต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายใต้กิจกรรม
- ควรมีการนำองค์ความรู้ที่ได้เผยแพร่ในคลังความรู้ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย และน่าสนใจ ทั้งนี้ควรจะทำภายหลังจบกิจกรรมอย่างช้าไม่เกิน 1 อาทิตย์ และควรมีการประชาสัมพันธ์องค์ความรู้ดังกล่าวผ่านสื่อต่างๆ ขององค์กรด้วย
ทั้งหมดนี้ ก็คือ ข้อคิดที่ได้รับจากกิจกรรม storytelling ของ ท่านผู้เชี่ยวชาญพิเศษ ดร. ธีรภัทร ศรีนรคุตร โดยได้มาจากการทำ AAR นั่นเอง
