ประสบการณ์ตรงในการเตรียมตัว work from home

โดย ดร.แป้ง กองพัฒนาและจัดการความรู้องค์กร (กจค.)
ภาพประกอบจาก UX Planet

ช่วงเวลาโควิด-19 ที่ระบาดหนัก ทำให้หลายองค์กรต้องปรับตัว มีทั้งการให้พนักงานเหลื่อมเวลาทำงาน และให้ทำงานจากที่บ้าน (work from home) แบบเต็มรูปแบบ ซึ่งหากเป็นบริษัทเอกชนที่มีคนรุ่นใหม่ซึ่งคุ้นเคยกับเทคโนโลยีอยู่เป็นจำนวนมากก็อาจจะไม่มีปัญหาอะไรมากนักในการเตรียมตัวก่อนจะเข้าสู่โหมด work from home อย่างเต็มรูปแบบ  แต่หากเป็นในส่วนของราชการและรัฐวิสาหกิจนั้น อาจจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานกันก่อน เพราะเชื่อว่า บุคลากรหลายท่านอาจจะไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีหรือระบบใหม่ๆ ที่ถาโถมกันเข้ามาอย่างทุกวันนี้ ดังนั้นก่อนการเตรียมตัว ในทีมหรือในหน่วยงานจำเป็นจะต้องเลือกเทคโนโลยี หรือระบบต่างๆ ที่ต้องใช้ในการดำเนินงานต่างๆ ร่วมกัน โดยคำนึงถึงความเสถียรและการใช้งานที่สะดวกและง่ายดาย (user friendly) เป็นหลัก

สำหรับในการเตรียมตัวจากประสบการณ์ตรงที่อยากจะมาแชร์ สิ่งแรกเลยคือ เราจะต้องเลือกระบบที่จะนำมาใช้ในการดำเนินงานทางด้านต่างๆ ดังนี้

  1. ระบบที่จะใช้สื่อสารระหว่างกัน 
  2. ระบบที่จะใช้จัดเก็บ หรือส่งต่อข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ระหว่างกัน 
  3. ระบบที่จะใช้ในการควบคุมหรือแก้ไขปัญหาในระยะไกลผ่านทางคอมพิวเตอร์ 
  4. ระบบที่จะประเมินผลการทำงานในระหว่างที่ work from home

ทั้ง 4 ระบบนี้ จำเป็นต้องใช้ทั้งเทคโนโลยี และการวางแผนอันชาญฉลาดของหัวหน้าทีม โดยเฉพาะในข้อที่ 4 ต้องมีการจัดทำให้สอดคล้องกับการประเมินผลงานประจำปี/KPI/OKRs ของหน่วยงานด้วย โดยในช่วง work from home อาจให้มีการรายงานผลเพื่อประมินทุก 1 หรือ 2 สัปดาห์

สิ่งต่อมาในการเตรียมตัวเข้าสู่โหมด work from home นั้น ก็คือ การอบรมและซักซ้อมทำความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีที่หัวหน้าทีมเลือกมาเพื่อใช้สื่อสาร และใช้จัดเก็บหรือส่งต่อข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ระหว่างกัน ซึ่งแน่นอนว่าในหน่วยงานราชการหรือรัฐวิสาหกิจอย่างของผู้เขียนนั้น มีบุคลากรหลายท่านไม่คุ้นเคยกันการใช้เทคโนโลยีดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็น Zoom, Google Duo, Slack, Microsoft Team และ Cloud Drive ซึ่ง application ต่างๆ เหล่านี้ นับเป็นสิ่งใหม่ของบุคลากรหลายๆ ท่าน  ดังนั้น ก่อนการเริ่ม work from home ทางทีมของผู้เขียนจึงต้องมีการปรึกษาหารือ เพื่อเลือกระบบที่เป็น user friendly มากที่สุด เพื่อการอบรมและซักซ้อมให้กับทางหน่วยงานของเราในเวลาที่จำกัด ซึ่งเมื่อหารือกันแล้ว และทดลองใช้ระบบต่างๆ ทีมของเราจึงได้เลือก Line, Zoom, Cloud Drive และ Team Viewer มาใช้ในการดำเนินงาน

ภาพประกอบจาก 123RF.com

อย่างไรก็ตาม หน่วยงานของผู้เขียนได้เคยมีการอบรมการเข้าใช้ Cloud Drive กันมาบ้างแล้ว เราจึงแค่มีการทบทวนความจำกันสั้นๆ จากนั้นจึงเริ่มอบรมการใช้ Zoom และทดลอง video conference ที่โต๊ะทำงานตนเองก่อนเป็นเวลาอีก 1 วัน แล้วจึงให้ทดลองที่บ้านอีกเป็นเวลา 2 วัน โดยก่อนที่จะให้ work from home ทางหัวหน้าทีมจะให้ทุกคนลงโปรแกรม Team Viewer ไว้กับเครื่องที่จะใช้ทำงาน เพื่อที่หากมีปัญหา ทางหัวหน้าทีมจะได้เข้าไปให้ความช่วยเหลือได้แบบรีโมทกันเลย ซึ่งก็เป็นประโยชน์อย่างมาก เพราะเมื่อเราเริ่ม work from home กันสองวันแรก เราต้องให้ความช่วยเหลือแบบรีโมทกับบุคลากรบางท่านเช่นกัน  ทำให้การทำงานและการประชุมผ่านไปได้อย่างราบรื่น

ดังนั้น จากประสบการณ์ที่ผ่านมาจึงพอที่จะสรุปได้ว่า การเตรียมตัวในการ work from home นั้น ไม่ใช่เพียงแค่เราจะคิดถึงแต่เรื่องของการแบ่งเวลาของตนเองในการทำงาน หรือจะหาวิธีประเมินผลงานของบุคลากรในทีมอย่างไร แต่คนในทีมทั้งหมดจำเป็นต้องพูดคุย ซักซ้อม ทำความเข้าใจร่วมกันก่อนในเรื่องของระบบต่างๆ ที่ต้องใช้ร่วมกัน รวมไปถึงวิธีการสื่อสารระหว่างกันในช่วงที่ไม่ได้ทำงานร่วมกันในที่ทำงาน ทั้งนี้ก็เพื่อที่จะให้ทุกคนได้ทำงานที่บ้านได้อย่างราบรื่นไม่สะดุดนั่นเอง