เทคนิคการนำเสนองานอย่างมีประสิทธิภาพ
อัปสร เสถียรทิพย์*
ผศ.ลักษมี คงลาภ**
การนำเสนอ (Presentation) เป็นการสื่อสารรูปแบบหนึ่งที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างยิ่งในปัจจุบัน ทั้งในแวดวงการศึกษา แวดวงวิชาชีพ การทำงานทั้งในภาครัฐ และภาคเอกชนให้ความสำคัญกับทักษะการนำเสนอของบุคลากร Cheryl Hamilton (1999:6) อธิบายว่า มีงานศึกษาพบว่าผู้จ้างงานส่วนใหญ่เห็นว่าทักษะการนำเสนอมีส่วนสำคัญต่อการประสบความสำเร็จในการทำงานมากกว่าทักษะทางวิชาชีพ จากการศึกษาของ Michigan State University ศึกษาความคิดเห็นผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล 479 คนจากบริษัทใหญ่ๆ หน่วยงานของรัฐ และองค์กรไม่แสวงหากำไร พบว่าในการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน ทักษะการนำเสนอเป็นทักษะที่สำคัญทีสุดที่ใช้ในการพิจารณาคัดเลือกผู้เข้าทำงาน
ในชีวิตการทำงาน การนำเสนอเป็นบทบาทหน้าที่หนึ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ การนำเสนอเป็นวิธีการสื่อสารข้อมูลข่าวสารและแนวความคิดไปยังกลุ่มผู้ฟัง ที่อาจจะเป็นกลุ่มผู้ฟังขนาดเล็กที่มีความคุ้นเคยกัน เช่น กลุ่มผู้ร่วมงาน หรือกลุ่มผู้ฟังขนาดใหญ่ที่ไม่มีความคุ้นเคยกัน เช่น กลุ่มบุคคลทั่วไป
ข้อดีของการนำเสนอคือ
-เป็นการสื่อสารสองทาง (Two ways communication) ระหว่างผู้นำเสนอกับผู้ฟังทำให้ผู้นำเสนอสามารถเห็นปฏิกิริยาของผู้มีอำนาจตัดสินใจได้อย่างทันทีทันใด
– สามารถดึงดูดความสนใจและสร้างผลกระทบต่อผู้ฟังรวมทั้งสร้างความจดจำได้ดีกว่าการนำเสนอด้วยการเขียน (Written Presentation)
– สามารถปรับเนื้อหาหรือเรื่องราวที่กำลังพูดให้เหมาะสมกับผู้ฟังได้อย่างทันท่วงที เช่น เมื่อเห็นว่าผู้ฟังแสดงท่าทางไม่เข้าใจเนื้อหาที่นำเสนอ ผู้นำเสนอก็สามารถปรับปรุงวิธีการนำเสนอเพื่อให้ผู้ฟังได้เข้าใจเนื้อหาได้ดีขึ้น
การนำเสนอจะประสบความสำเร็จได้หากมีการเตรียมการที่ดี “การเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของการนำเสนองาน” (Preparation is a major key to delivering a successful presentation) (Nick Morgan 2004:15) เทคนิคการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพประกอบไปด้วย 3 ต. คือ เตรียมกายและใจ เตรียมเนื้อหา และเตรียมสื่อ
ต. ที่ 1 เตรียมกายและใจ ผู้นำเสนอจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมทั้งกายและใจก่อนที่จะนำเสนองาน การเตรียมกายเป็นการเตรียมวิธีการสื่อสารของผู้นำเสนอ เมื่อกล่าวถึง คำว่า” วิธีการสื่อสาร”หมายถึง การใช้เสียง และภาษากายในการนำเสนองาน
เสียง (Voice) เสียงของผู้นำเสนอเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการนำเสนองาน ไม่ว่าจะเป็นระดับเสียง ความดังของเสียง และการออกเสียง
โดยธรรมชาติแล้วเวลาพูดเสียงของคนเราจะมีการเปลี่ยนแปลงระดับเสียงเหมือนเส้นกราฟที่มีขึ้นสูงและลงต่ำ ผู้นำเสนอควรฝึกการใช้เสียงให้มีการใช้ระดับเสียงสูงต่ำอย่างเป็นธรรมชาติเพื่อให้น่าสนใจ และเสียงไม่ราบเรียบเกินไป
ความดังของเสียง ระดับความดังเสียงของผู้นำเสนอ ควรให้เหมาะสมกับสภาพของสถานที่ ถ้าเป็นการนำเสนอในห้องประชุมขนาดเล็ก ควรใช้ความดังของเสียงระดับปกติ แต่ถ้าเป็นการนำเสนอในห้องประชุมขนาดใหญ่ ควรใช้เสียงที่ดังขึ้น เพื่อให้ผู้ฟังในห้องทุกคนได้ยินเสียงของผู้นำเสนอชัดเจน ทั้งนี้ เสียงที่ดังจะฟังดูมีอำนาจและกระตุ้นความสนใจได้ดี
การออกเสียง เป็นสิ่งที่สำคัญมากในการนำเสนองาน ถ้าผู้นำเสนอพูดออกเสียงไม่ชัด ผู้ฟังก็จะไม่สามารถรับข้อมูลข่าวสารได้ถูกต้อง นอกจากนั้นความเร็วในการพูดก็มีความสัมพันธ์กับการออกเสียง ถ้าพูดเร็วเกินไปคำที่พูดต่างๆที่พูดออกมา จะฟังไม่รู้เรื่อง ควรมีการหยุดเว้นช่วงในการนำเสนอ โดยเฉพาะหัวข้อสำคัญ อาจจะเป็นการหยุดเพื่อจะเริ่มหัวข้อใหม่ หรือหยุดเว้นช่วงเพื่อเปลี่ยนอารมณ์จากอารมณ์หนึ่งเป็นอีกอารมณ์หนึ่ง
สตีฟ จ๊อบส์ ผู้ที่ได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้ที่นำเสนองานที่ดีที่สุดคนหนึ่ง มีเทคนิควิธีการพูด คือ“เปลี่ยนระดับความดังและสลับน้ำเสียงสูงต่ำอยู่เรื่อยๆเพื่อดึงความสนใจของผู้ฟังให้จับจ้องอยู่ที่คำพูดของคุณ เลือกจุดเปลี่ยนที่เหมาะสม เปลี่ยนจังหวะการพูดเพื่อไม่ให้การพูดของคุณราบเรียบจนเกินไป พูดให้เร็วขึ้นในบางช่วงแล้วช้าลง หยุดเว้นช่วงบ้างเพื่อสร้างอารมณ์ ” (Carmine Gallo 2010)
ภาษากาย (Body Language) มีความสำคัญต่อการสื่อสารของผู้นำเสนอ ภาษากายเป็นปัจจัยหนึ่งที่ช่วยสร้างความประทับใจแรกพบ (First Impression)ให้เกิดขึ้นในการนำเสนองาน ก่อนที่ผู้นำเสนอจะเริ่มพูด ควรที่จะประสานสายตา (Eye Contact)กับผู้ฟังเพื่อแสดงความเป็นมิตรและความเข้าใจ ผู้นำเสนอที่ดีต้องมีการประสานสายตากับผู้ฟังอย่างสม่ำเสมอ การวางท่า(Posture) หรือการปรากฏกายของผู้นำเสนอในขณะที่นำเสนองานต่อผู้ฟังที่เหมาะสม คือควรวางท่าอย่างสบายๆเพื่อให้ดูเป็นธรรมชาติมากที่สุดผนวกกับมีความคล่องตัวพร้อมจะสื่อสารกับผู้ฟัง ควรใช้ท่าทางให้เป็นธรรมชาติแสดงถึงความกระฉับกระเฉง คล่องแคล่ว และมั่นใจ
เทคนิคในการใช้ภาษากายเพื่อสร้างความประทับใจ
– เวลาจะนำเสนองาน ควรลุกขึ้นยืนอย่างสง่างาม
– เดินไปที่เวทีด้วยท่าทางกระตือรือร้น สร้างความรู้สึกประหนึ่งว่ากำลังเดินขึ้นไปรับรางวัล
– ก่อนจะเริ่มพูดควรยิ้มอย่างอบอุ่นกับผู้ฟัง
– ควรสบสายตากับผู้ฟังก่อนจะพูด
วิธีการพูดและภาษากายเป็นปัจจัยสำคัญที่จะสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง ภาษากายควรสะท้อนให้เห็นถึงความมั่นใจในคำพูดของผู้นำเสนอ วิธีการสื่อสารที่ดีจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการฝึกฝนบ่อยๆ ฝึกการอ่านออกเสียงดังๆเพื่อฟังเสียงของตัวเอง หาจุดเด่น จุดด้อยในการใช้เสียง บันทึกภาพและเสียงการนำเสนองานของตนเองเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขจุดบกพร่องในการสื่อสาร
การเตรียมใจ การได้รับมอบหมายให้นำเสนองาน บ่อยครั้งสร้างความวิตกกังวลให้กับผู้ได้รับมอบหมายว่าจะพูดได้ไหม จะพูดรู้เรื่องหรือเปล่า จะมีคนสนใจฟังไหม จะมีคนถามคำถามหรือเปล่า สารพัดความวิตกกังวลที่เกิดขึ้น ส่งผลให้ขาดความเชื่อมั่นและความมั่นใจในการนำเสนองานเพิ่มมากขึ้น การเตรียมใจด้วยการคิดบวก( Positive Thinking) จึงเป็นสิ่งสำคัญ Elizabeth Tierney (1999:56) กล่าวว่าการคิดบวกเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการขจัดความเครียดและความวิตกกังวลในการนำเสนอ ผู้นำเสนอควรคิดเสมอว่าการนำเสนองานคือการนำสิ่งที่เป็นประโยชน์มาแบ่งปันให้กับผู้ฟัง เช่น ทำให้ผู้ฟังมีความรู้ความเข้าใจมากขึ้น ทำให้ผู้ฟังรู้สึกชีวิตดีขึ้น ช่วยแก้ปัญหาให้กับผู้ฟัง เป็นต้น
ต. ที่ 2 เตรียมเนื้อหา เนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนองาน ถ้าไม่มีเนื้อหาการนำเสนองานก็เกิดขึ้นไม่ได้ การเตรียมเนื้อหา คือการกำหนดว่าเนื้อหาที่นำเสนอมีประเด็นใดบ้าง ควรมีการจัดลำดับเนื้อหาอย่างไร เนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนอ ผู้นำเสนอจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจเนื้อหาที่ตนนำเสนอเป็นอย่างดี เรียกว่า รู้ลึก รู้จริงในสิ่งที่พูด เมื่อเรารู้และเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ จะทำให้เราสามารถถ่ายทอดข้อมูลให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้น ดังที่ Albert Einstein กล่าวไว้ว่า “ If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough”
ก่อนที่จะเตรียมเนื้อหา ผู้นำเสนอควรกำหนดจุดมุ่งหมายในการนำเสนอและศึกษาข้อมูลผู้ฟัง เพื่อเป็นการกำหนดทิศทางการนำเสนอ การกำหนดจุดมุ่งหมายเป็นการตอบคำถามที่ว่า “ทำไมถึงต้องนำเสนองาน” ผู้นำเสนอคาดหวังว่าจะเกิดผลอะไรจากการนำเสนอ เช่นเพื่อให้ข้อมูลข่าวสาร เพื่อจูงใจ เพื่อขายหรือเพื่อสอน เป็นต้น ในการนำเสนองานผู้นำเสนอทุกคนควรจะกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ ซึ่งการวัดความสำเร็จของการนำเสนองานสามารถพิจารณาได้จากผลของการนำเสนอนั้นว่าตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่
การศึกษาผู้ฟัง ในการนำเสนองาน ผู้นำเสนอควรที่จะทราบล่วงหน้าว่าใครจะเข้าร่วมฟังบ้าง หากรู้จักกลุ่มผู้ฟังดีเท่าไรก็จะสามารถนำเสนองานให้เข้าถึงกลุ่มผู้ฟังได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ผู้ฟังจะมีความหลากหลายทั้งทางด้านภูมิหลัง ลักษณะทางจิตวิทยา ที่สำคัญควรวิเคราะห์ความต้องการของผู้ฟัง (Audiences ’ need) ว่าผู้ฟังจำเป็นต้องรู้อะไรบ้างและผู้ฟังต้องการรู้อะไรบ้างจากการนำเสนอ ปัญหาหนึ่งของการนำเสนองานคือการไม่นำเสนอในสิ่งที่ผู้ฟังต้องการที่จะได้ฟัง หากนำเสนอแต่เพียงสิ่งที่ผู้ฟังจำเป็นต้องรู้ โดยไม่คำนึงว่าผู้ฟังต้องการรู้อะไรบ้าง เมื่อนำเสนอเสร็จอาจทำให้ผู้ฟังเกิดคำถามค้างในใจถึงสิ่งที่ต้องการจะรู้แต่ไม่ได้รู้ การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ฟัง จะทำให้มีข้อมูลเพื่อใช้ในการกำหนดแนวทางและวิธีการที่ถูกต้องในการนำเสนอแก่ผู้ฟังแต่ละกลุ่มที่แตกต่างกัน ทั้งในด้านความคาดหวังและเหตุผลของผู้ฟังที่มีต่อการนำเสนอนั้นๆ การนำเสนอที่ดีที่สุดคือการนำเสนอด้วยวิธีการและแนวทางที่ถูกใจผู้ฟัง
การเตรียมเนื้อหา ผู้นำเสนอควรเขียนโครงร่างเนื้อหาโดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 3 ส่วน ตามโครงสร้างเนื้อหาได้แก่ การเปิด (Opening) เนื้อหาหลัก (Body) และ การปิด (Closing)
การเปิด (Opening) คือ การดึงดูดความสนใจจากผู้ฟังและทำให้ผู้ฟังสนใจติดตามเนื้อหา การเปิดที่ดีจะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้นำเสนอ ผู้พูดที่ไม่มีประสบการณ์มักจะเริ่มต้นด้วยการกล่าวคำขอโทษในเรื่องที่แสดงถึงความไม่มั่นใจและไม่พร้อม เช่น ขอโทษที่มาสาย , งานยังไม่เรียบร้อย ,ไม่เคยนำเสนอมาก่อน หรือรู้สึกตื่นเต้นมาก ซึ่งถือเป็นการเริ่มต้นที่ไม่ดี เพราะผู้ฟังจะตัดสินผู้นำเสนอตั้งแต่การเริ่มต้นการนำเสนอ ถ้าเริ่มต้นไม่ดี จะเป็นการลดความน่าเชื่อถือของผู้นำเสนอ
การกล่าวเปิดที่ดีนั้น ควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
- สามารถดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง
- กล่าวถึงประเด็นสำคัญเป็นหลักแต่สามารถเสนอภาพรวมของเนื้อหาทั้งหมด
- ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับจากการนำเสนอ
- ทำให้ผู้ฟังเกิดความเชื่อถือและมั่นใจผู้นำเสนอ
เนื้อหาหลัก (Body )ในช่วงกลางของการนำเสนอเป็นช่วงที่เหมาะสำหรับการนำเสนอรายละเอียด แต่ผู้พูดควรระมัดระวังไม่ให้ผู้ฟังเกิดความเบื่อหน่าย จากกราฟที่ 1 แสดงผลการวิจัยทางจิตวิทยาในเรื่องระดับความสนใจของผู้ฟัง กับระยะเวลาในการนำเสนองาน โดยศึกษาการนำเสนองานที่ใช้ระยะเวลาทั้งสิ้น 40 นาที พบว่าช่วงเวลา 10 นาทีแรก ความสนใจของผู้ฟังจะอยู่ในระดับที่สูง หลังจากนั้นระดับความสนใจจะลดลงมาเรื่อยๆ จนกระทั่งประมาณ 30 นาที ระดับความสนใจจะอยู่ในระดับต่ำสุด และจะเริ่มสูงขึ้นอีกครั้งเมื่อใกล้เวลา 5 นาทีสุดท้าย
กราฟที่ 1 แสดงระดับความสนใจฟัง
(Antony Jay and Ros Jay 1996: 24)
จากผลการศึกษามีประเด็นที่น่าสนใจ 4 ประเด็นคือ ประเด็นแรกการนำเสนองานในระยะเวลาสั้นๆจะเป็นช่วงที่ผู้ฟังมีความสนใจอยู่ในระดับที่สูง ประเด็นที่สอง การนำเสนอประเด็นสำคัญเพื่อให้ผู้ฟังเกิดการจดจำควรนำเสนอในช่วงเริ่มต้น และช่วงสุดท้าย ประเด็นที่สาม หลังจาก 10 นาทีแรกระดับความสนใจของผู้ฟังจะลดลง ควรจะใช้สื่อหรือเทคนิคต่างๆ ช่วยในการดึงความสนใจผู้ฟังกลับมา และประเด็นสุดท้ายระดับความสนใจของผู้ฟังจะไม่เพิ่มขึ้นในช่วงท้ายของการนำเสนอ หากผู้ฟังไม่ทราบว่ากำลังจะถึงช่วงท้ายของการนำเสนอ
การปิด (Closing) การปิดมีความสำคัญเท่ากับการเปิด ซึ่งถือเป็นโอกาสสุดท้ายที่ผู้นำเสนอจะสามารถสร้างความจดจำและความประทับใจให้เกิดขึ้นกับผู้ฟัง ผู้นำเสนอจำเป็นต้องวางแผนการพูด ควรกล่าวย้ำและทบทวนถึงวัตถุประสงค์ในการนำเสนอและสรุปประเด็นที่สำคัญ รวมทั้งแนวคิดหลักๆ ซึ่งเชื่อมโยงเนื้อหาทุกส่วนเข้าด้วยกัน
นอกจากจะเตรียมเนื้อหาแล้ว ผู้นำเสนองานควรเตรียมตัวสำหรับการตอบคำถาม โดยคาดการณ์ล่วงหน้าเกี่ยวกับคำถามที่ผู้ฟังจะถาม และเตรียมคำตอบให้พร้อมกับทุกคำถาม ซึ่งการคาดการณ์ล่วงหน้าเกิดขึ้นได้จากการศึกษาผู้ฟัง และจากประสบการณ์ของผู้นำเสนอ นอกจากนั้นการคิดบวกต่อการถามคำถามจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นในการตอบคำถาม ผู้นำเสนอไม่ควรมองว่าการถามคำถามของผู้ฟังเป็นการจับผิดไม่ไว้ใจหรือ มีอคติกับผู้นำเสนอ พยายามมองคุณค่าของการถามคำถามว่า การตอบคำถามเป็นโอกาสที่ได้อธิบายหรือตอกย้ำประเด็นสำคัญ และที่สำคัญการตอบคำถามเป็นวิธีการที่จะสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวผู้นำเสนอ เพราะเป็นการแสดงว่าผู้นำเสนอมีความรอบรู้ในเรื่องที่นำเสนอ
ต. ที่ 3 เตรียมสื่อ การนำเสนองานโดยการพูดหรือบรรยายให้ผู้ฟังฟังแต่เพียงอย่างเดียว บางครั้งอาจจะไม่สามารถสื่อความหมายได้ตรงตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งอาจเป็นเพราะความยากของเนื้อหาที่นำเสนอหรือ ความสามารถในการอธิบายของผู้นำเสนอไม่ดีพอ ดังนั้นการแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ ก็ด้วยการใช้สื่อประกอบในการนำเสนอ
สื่อที่ใช้ประกอบในการนำเสนอเช่น ภาพถ่าย แผนภูมิ แผนภาพ คลิปภาพ คลิปเสียง เป็นต้นจากเทคโนโลยีที่พัฒนาก้าวไกลในปัจจุบัน ทำให้สื่อที่ใช้ในการนำเสนอมีลูกเล่น มีความน่าสนใจมากขึ้น ประกอบกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการออกแบบสื่อสามารถใช้งานได้ง่ายและสะดวกสบายมากกว่าแต่ก่อน ผู้นำเสนอบางคนจึงให้ความสำคัญในการเตรียมสื่อ มากกว่าการเตรียมเนื้อหา ประกอบกับความเชื่อว่าหากนำเสนอด้วยสื่อที่ดูดี เทคนิคหลากหลาย จะทำให้การนำเสนอสามารถดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ ความเชื่อดังกล่าวมีความถูกต้องแต่ไม่ถูกทั้งหมด เพราะหากผู้นำเสนอนำเสนอด้วยสื่อที่สวยงาม โดยไม่มีความรู้ ความเข้าใจในเรื่องที่นำเสนอ ก็จะไม่สามารถดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ ดังนั้นการใช้สื่อในการนำเสนอพึงระลึกเสมอว่าให้สื่อเป็นพระรอง ที่ช่วยเสริมความเข้าใจในเนื้อหา ผู้นำเสนอจะต้องเป็นตัวเอกในการนำเสนอ
เทคนิค 3 ต.การเตรียมกายและใจ การเตรียมเนื้อหา และการเตรียมสื่อ จะช่วยลดความวิตกกังวลในการนำเสนองาน ทำให้ผู้นำเสนอมีความพร้อมที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือให้เกิดขึ้น และหลังจากการนำเสนอผู้นำเสนอควรมีการประเมินตนเอง หากผู้นำเสนอมองย้อนกลับไป และประเมินในสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่ทำได้ไม่ดี รวมถึงพิจารณาสาเหตุของปัญหาก็จะทำให้การนำเสนองานครั้งต่อไปมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ดังคำกล่าวของวินสตัน เชอร์ชิลล์ ที่ว่า “ The farther backward you can look, the farther forward you are likely to see” ยิ่งสามารถมองไปข้างหลังได้ไกลเพียงใด ก็จะยิ่งมีโอกาสเห็นข้างหน้าได้ไกลเพียงนั้น
……………………….
บรรณานุกรม
Carmine Gallo.(2010).เก่งPresentationอย่าง สตีฟ จ๊อบส์ ( แปลจากเรื่อง The Presentation Secrets of Steve Jobs โดย ศรชัย จาติกวนิช และ ประสิทธิชัย วีระยุทธวิไล.)กรุงเทพมหานคร : สำนักพิมพ์แมคกรอ-ฮิล.
Jay,Antony. and Jay,Rose. (1996) .Effective Presentation. UK: Pitman Publishing.
Hamilton,Cheryl.(1999).Essentials of Public Speaking. USA: Wadsworth Publishing Company.
Morgan, Nick. (2004) Presentations that persuade and motivate. USA: Harvard Business .
School Press.
Sampson, Eleri. (2003) Creative business presentations. UK: Kogan Page Limited. Tierney, Elizabeth (1999). 101 ways to better presentations. UK : Kogan Page Limited
…………………….
*ผู้อำนวยการกองจัดการความรู้ ศูนย์ความรู้
**อาจารย์ประจำคณะนิเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์
