“จดบันทึก จับประเด็นอย่างไร ไม่ให้ยาก”

นพวรรณ หาแก้ว
กองจัดการความรู้ ศูนย์ความรู้

note

เมื่อสิ้นสุดคำพูดของผู้อำนวยการ ที่ว่า “ขออาสาสมัครช่วยจดบันทึก” ทุกคนจะก้มหน้า หลบสายตาทันที ถ้าเลี่ยงได้เป็นเลี่ยง ถ้าเลี่ยงไม่ได้ถือว่าจำเป็นต้องทำ ดูเหมือนเป็นสิ่งที่ยากเย็นสำหรับพนักงานกองจัดการความรู้ (กจค.) จริงๆ ในเรื่องการจดรายงานการประชุม การสรุปสาระสำคัญของการฟังบรรยาย

การจดรายงานประชุมและสรุปสาระสำคัญ นั้น ทุกคนสามารถเรียนรู้ ฝึกฝน เพิ่มทักษะความชำนาญได้ ไม่เกี่ยวกับว่าชอบหรือไม่ แต่ถ้ามีความชอบเป็นพื้นฐานอยู่แล้วจะสามารถทำได้ดี การฝึกฝนส่วนหนึ่งควรมาจากการถ่ายทอดความรู้จากผู้ที่มีประสบการณ์ และการเรียนรู้ในรูปแบบ on the job training “ยิ่งฝึก ยิ่งเก่ง” ต้องอ่าน ฟัง และเขียนบ่อยๆ เพื่อตกผลึกความรู้ให้เกิดความชำนาญยิ่งขึ้น

  • หลักที่นำมาถ่ายทอดครั้งนี้ เป็นเทคนิคเฉพาะของผู้เขียน แต่สามารถนำมาเป็นพื้นฐานในการเรียนรู้และเริ่มต้นการเขียนให้ง่ายขึ้นได้ ดังนี้
  • เรื่องฟังยาก จับประเด็นไม่รู้เรื่อง ส่วนหนึ่งมาจากการไม่มีพื้นฐานความรู้ในเรื่องที่ฟัง การเข้าร่วมประชุม รับฟังบรรยาย การอ่านเอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือติดตามข่าวสารเหตุการณ์ปัจจุบันอยู่เรื่อยๆ นับเป็นสิ่งสำคัญในการปูพื้นฐานความรอบรู้ ความเข้าใจ ให้สามารถเชื่อมโยงเรื่องราวการประชุม การบรรยายในเรื่องนั้นๆ ได้
  •  การจับใจความ สรุปประเด็น ควรหาบุคคลอ้างอิงที่สะท้อนภาพได้ชัดเจน เช่น ผู้ประกาศข่าว นักพูด หรือพิธีกรในรายการต่างๆ เป็นตัวอย่างในตั้งคำถาม ตอบคำถาม และสรุปประเด็น จะช่วยในเรื่องการฝึกภาษาและการใช้สำนวนการเขียนได้อีกวิธีหนึ่ง ซึ่งถือเป็นรูปแบบเฉพาะของแต่ละบุคคล แต่สามารถลอกเลียนแบบได้ ในลักษณะ “ครูพัก ลักจำ
  •  การจดรายงานประชุม ควรยึดตามรูปแบบมาตรฐาน หัวข้อ/ประเด็นต่างๆ ที่จะมีการพูดคุยได้กำหนดไว้ในระเบียบวาระการประชุม การสรุปประเด็นใช้หลัก 5W 1H (Who What When Where Why How) คือข้อความกระชับ สาระสำคัญครบถ้วน กรณีที่ประชุมมีการอภิปรายจนจับประเด็นสรุปใจความไม่ได้ ขอให้ยึดตามวาระหรือเรื่องที่พิจารณาว่าเป็นเรื่องอะไร และสรุปให้ตรงตามวาระหรือหัวข้อนั้นๆ โดยไม่ต้องสนใจเรื่องปลีกย่อยที่มีการอภิปรายอย่างกว้างขวาง เพราะบางเรื่องไม่ใช่สาระสำคัญที่ควรนำมาเขียนสรุปในรายงาน และทำให้ไม่หลงประเด็น
  • การเขียนบทความหรือสรุปสาระสำคัญของการรับฟังการบรรยาย ควรเข้าใจเรื่องที่ฟัง ตีโจทย์ให้ได้ก่อนว่าผู้บรรยายต้องการสื่อให้ผู้ฟังรับรู้เรื่องอะไร (theme) ทางที่ดีควรหาอุปกรณ์บันทึกเสียง/วิดีโอไว้ล่วงหน้า เพื่อนำมาทบทวนเนื้อหาอีกครั้งจะทำให้เข้าใจเรื่องราวมากขึ้น ก่อนเขียนควรวางโครงเรื่องก่อนว่า จะเขียนรูปแบบใด แล้วประมวลเรื่องทั้งหมดมาใส่ในโครงเรื่องที่วางไว้
    • ขณะรับฟังต้องมีสมาธิ ไม่พลาดในการจดบันทึกคำสำคัญ/ใจความสำคัญ (keyword) ไว้เป็นช่วงๆ โดยเฉพาะบทสรุปของผู้พูด/ผู้บรรยาย หรือพิธีกร เพราะจะทำให้มองภาพรวมและเชื่อมโยงเนื้อหาทั้งหมดได้
  • ทางที่ดีควรจัดทำสรุปรายงานหลังเสร็จสิ้นการรับฟังให้เร็วที่สุด เพราะทำให้สามารถจดจำคำพูด หรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้แม่นยำกว่าปล่อยทิ้งช่วงเวลาไว้นาน เพราะจะหลงลืมประเด็นและอาจหลุดประเด็นสำคัญๆ ไปได้
  • การใช้ภาษา/สำนวน ในการเขียนบทความ/สรุปสาระสำคัญ เป็นรูปแบบที่แต่ละคนถนัด การ quote คำพูดของผู้บรรยาย เป็นอีกลักษณะหนึ่งของการใช้สำนวนการเขียน เช่น “บนความผิดหวังจะมีความสมหวัง บนความผิดหวังจะมีประโยชน์อยู่เสมอ” ให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมและการเดินโครงเรื่อง
  • ความคิดหรือไอเดียต่างๆ หรือที่เรียกว่า ปิ๊งแว๊บ จะเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา นักเขียนที่ดีควรเตรียมพร้อมอุปกรณ์สำหรับการจดบันทึก เช่น กระดาษ ปากกา หรือบันทึกเสียงไว้ แล้วนำข้อความที่คิดได้นั้นมาใส่ในเนื้อหาที่เขียน
  • ประเด็นต่างๆ ในการประชุมที่มีการพูดคุยหารือในลักษณะข้อมูลตัวเลข สถิติ การเปรียบเทียบ การจดบันทึกให้เขียนแยกเป็นหมวดหมู่ หรือแสดงในรูปแบบตาราง กราฟ จะสามารถสื่อให้เข้าใจได้ง่ายและชัดเจนมากกว่าการจดบันทึกในลักษณะพรรณนาโวหาร
  •  รายงานการประชุม ควรแปลงจากภาษาพูดมาเป็นภาษาเขียนที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงคำทับศัพท์ หรือภาษาที่กำกวม เข้าใจยาก
  • กรณีที่การประชุมมีการอภิปรายกันมากและประธานที่ประชุมมิได้สรุปเป็นมติไว้ในช่วงท้ายวาระ ขอให้ผู้ที่ทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุมท้วงติง ให้มีการสรุปเพื่อให้เข้าใจในทิศทางเดียวกัน และสามารถนำมาจดบันทึกเป็นมติไว้ในรายงานการประชุมได้

ทั้งหมดนี้คือประเด็นที่นำมาแลกเปลี่ยนในการถ่ายทอดความรู้ระหว่างเพื่อนพนักงาน กจค. ถือเป็นการเรียนรู้ร่วมกัน ในการจัดทำ CoPs ของ วว. อีกหัวข้อหนึ่งที่น่าสนใจ และทุกคนสามารถพัฒนาทักษะตนเองให้เชี่ยวชาญในงานที่รับผิดชอบได้เป็นอย่างดี ขอเพียงมี “ใจ” อะไรๆก็ง่ายนิดเดียว
………………………….

2 Replies to ““จดบันทึก จับประเด็นอย่างไร ไม่ให้ยาก””

  1. เรียน ผู้เขียนบทความ

    ขอบคุณผู้เขียนที่กรุณาแบ่งปันความรู้อันมีคุณค่ายิ่ง ทั้งนี้ ผู้อ่านได้สังเกตเห็น คำผิดในประโยค “การ code คำพูดของผู้บรรยาย…”
    คำว่า code นั้น เข้าใจว่าผู้เขียนน่าจะหมายถึง “Quote” ซึ่งหมายถึง “อ้างคำพูด” จึงคิดว่าน่าจะแจ้งให้ผู้เขียนทราบเพื่อให้เนื้อหาครบถ้วนและถูกต้องมากที่สุด

    หากดิฉันเข้าใจผิด ขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วยค่ะ

    นับถือ

  2. ขอบคุณมากค่ะ สำหรับการแจ้งเตือนคำผิดของBlog เราค่ะ ทางแอดมินได้ดำเนินการแก้ไขแล้วค่ะ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*